عملية نشر البحث في مجلة علمية تتطلب مراسلة من خلال خطاب موجه من الباحث إلى المجلة، وهذا الخطاب له نص خاص به لابد من مراعاة عدة أمور لإخراج هذا النص على أتم وجه من الاتقان، وكما أن هناك معلومات خاصة يشملها هذا الخطاب، وللإحاطة المفصلة بنص خطاب طلب نشر البحث الموجه للمجلة العلمية، سنقوم بتعريف خطاب طلب نشر البحث للمجلة العلمية، ومن ثم نتوقف على كيفية إرساله، وبعد ذلك ندخل داخل هذا الخطاب ونرى ما هي محتوياته وكيف تتم عملية كتابته، لنصل في النهاية لعرض نموذج كامل خطاب طلب نشر البحث في مجلة علمية.
من السهل جداً أن ندرك المفهوم العام لخطاب طلب نشر البحث في مجلة علمية، إذ أن هذا المصطلح بمجرد قراءته يتضح جزأ كبير من ماهيته، وفيما يلي سنقوم بتعريفه تعريفاً اصطلاحياً ثم نتوقف على أهم جوانب هذا التعريف… .
يمكننا القول بأن خطاب طلب نشر البحث في مجلة علمية هو عبارة عن رسالة يكتبها الباحث ويوجهها لمجلة علمية. مفادها رغبته في القيام بنشر بحث قام بإعداده على المجلة العلمية.
هكذا ببساطة هو خطاب طلب نشر البحث في مجلة علمية، و كذلك يرتبط بالتعريف السابق الأمور التالية:
- خطاب طلب نشر البحث في المجلة العلمية له هيكليته الخاصة به. فليست أي رسالة يمكن أن تحل محله، وهذه الهيكلية والمكونات سنذكرها في فقرة لاحقة من هذا المقال.
- ذكرنا أنه طلب من الباحث للمجلة، إذاً نحن أمام محددين أساسيين وهما المرسل (الباحث) المستقبل (المجلة). ويكون خطاب طلب نشر البحث للمجلة في هذه الحالة هو (المضمون)، ويكون الوسيط بذلك (البريد الإلكتروني).
- يشمل خطاب طلب نشر البحث على مجلة علمية إرفاق البحث الذي سيتم نشره.
- يمكن القول بأن هذا الخطاب هو قالب مخاطبة تعريفي بالبحث، حيث أنه سيحتوي على معلومات تعريفية بالبحث.
يتكون خطاب طلب نشر البحث في مجلة علمية من عدة محاور وعناصر أساسية نوضحها في سياق الطرح التالي:
- أولى العناصر المكونة له هو التعريف بالبحث الذي ستتم عملية نشره، حيث يقوم المرسل بكتابة العنوان الخاص بالبحث مع التخصص العام الذي تنتمي إليه هذه المادة، ومن ثم التخصص الخاص، ونقصد بالتخصص العام والتخصص الخاص على سبيل المثال يكون الطب هو التخصص العام ولكن جراحة القلب هي التخصص الخاص… وهكذا.
- بعد يأتي دور عملية كتابة معلومات عن الباحث نفسه، حيث لابد من كتابة اسم الباحث رباعياً، والمجالات المعرفية التي شارك فيها الباحث على سبيل المثال إذا كان سبق له وأن نشر أبحاث أو شارك في مؤتمرات، و كذلك المؤهلات العلمية لهذا الباحث.
- يتم كتابة فقرة خاصة بالحديث عن المادة المرسلة ومحتوياتها والموضوع الذي تتحدث عنه، وهذه الفقرة تعتبر من أهم الفقرات التي تهتم بها المجلة العلمية، وتبني المجلة العلمية الصورة الأولية للتحكيم عليها.
- ومن ثم يتم كتابة رسالة مخاطبة للمجلة العلمية، حيث سيقوم الباحث بعملية مخاطبة المجلة العلمية بذكر سبب اختياره لهذه المجلة العلمية، ومن ثم بيان مدى أهمية المادة المرسلة ولماذا على المجلة العلمية أن تقبل نشرها.
- أخيراً يأتي دور الاقرار وتوقيعه بأن المادة التي تم ارسالها للمجلة العلمية لم يسبق وأن تم نشرها في أي مجلة أو مكان آخر، وأنها غير مرسلة أيضاً لأي مجلة أخرى، ويقوم الباحث بالتوقيع عليه.
بالعودة مرة أخرى للفقرة تعريف خطاب طلب نشر البحث في المجلة العلمية. وبالتحديد النقطة الثانية من النقاط التي ترتبط بالتعريف. ستجد أننا ذكرنا أن خطاب طلب نشر البحث في المجلة العلمية له أربعة محاور أساسية. وهي المرسل والمستقبل والرسالة والوسيط، وستجد أننا ذكرنا أن الوسيط هنا هو البريد الإلكتروني.
إذاً يتم إرسال خطاب طلب نشر البحث على المجلة العلمية من خلال البريد الإلكتروني الخاص بالمجلة العلمية. وأغلب المجلات العلمية من السهل الوصول للبريد الإلكتروني الخاص بها من خلال التعريف بالمجلة الموجود على قاعدة بيانات سكوبس.
وهنا يتم كتابة (خطاب طلب نشر لبحث) في خانة (الموضوع) الموجودة على البريد الإلكتروني، و كذلك يتم إرفاق نص خطاب طلب نشر البحث على المجلة من خلال المرفقات على رسالة البريد الإلكتروني، ومع خطاب الطلب يتم إرفاق البحث نفسه المراد نشره.
أما عن طبيعة رسالة البريد الإلكتروني، فتبدأ بعبارة ترحيبية بالمجلة العلمية، ومن ثم كتابة عنوان المادة المراد عرضها وبعد ذلك نبذة بسيطة جداً عنها لا تتجاوز ال200 كلمة.
وتختم الرسالة بإبداء الاستعداد التام لإجراء عملية التحكيم من قبل المجلة العلمية للمادة التي تم إرسالها، وأخيراً كتابة الاسم الرباعي ورقم هاتف أو واتساب.
ينبغي على الباحث الالتزام بعدة شروط ومعايير في عملية كتابة خطاب طلب نشر البحث على مجلة علمية، لأن هذه الشروط والمعايير هي الضوابط التي تحكم صحة هذا الخطاب، ومن أهمها:
- لابد من اتباع التسلسل الصحيح لهيكلية خطاب طلب نشر البحث على المجلة العلمية. وهذا التسلسل قمنا بإيضاحه في فقرة المكونات وطريقة الكتابة.
- المعلومات الصادقة أمر ضرورية جداً في عملية خطاب طلب نشر البحث على المجلة العملية. لأن المجلة العلمية تقوم بتحكيم المادة المرسلة والتأكد من سلامة المعلومات المكتوبة في خطاب طلب نشر البحث الذي أرسل إليها.
- الأخطاء الإملائية واللغوية لابد من مراجعتها والتأكد أن الخطاب خالي تماماً منها.
- بعض المجلات تقوم بتوفير نموذج جاهز لخطاب طلب نشر البحث، والمجلة التي تقوم بتوفير هذا النموذج تسهل كثيراً على الباحث عملية المخاطبة، و كذلك من الأفضل التزام الباحث بنموذج هذه المجلة، في حين أنه ليس الزامياً في أغلب المجلات، لأن عملية النشر على المجلة العلمية حيوية ومرنة وليست كمعاملة جامدة.
- لابد من الكتابة بتركيز وهدوء، لاسيما في المعلومات التي تتحدث عن البحث ومحتوياته، لأن المجلة العلمية تأخذ هذه الفقرة بالتحديد وتعطيها رعاية كبيرة كونها الوجه العام للمادة المرسلة.
- ينبغي القيام بالمراجعة قبل الإرسال، والتأكد من أن الحجم التخزيني يستوعبه البريد الإلكتروني لضمان وصول الرسالة للمجلة.
يعكس هذا القالب العديد من الفوائد والأهمية التي تنبثق عنه. وقبل البدء بعرض هذه الأهمية نورد أن هذا القالب يأخذ صفة الاعتماد والرسمية بالنسبة للمجلة العلمية. وهذا أولى الأمور التي توحي بمدى أهميته:
- خطاب طلب نشر البحث المقدم للمجلة، يقوم بعملية ربط بين الباحث والمجلة. وهذا يعني كسر حاجز الخوف لدى كثير من الباحثين في كيفية مخاطبة المجلة وتقديم الطلب للمجلة.
- تقوم المجلة بأرشفة الطلبات، وهذا يعكس كمية الانتاج المعرفي في فترة محددة وبلد محدد. مما يفيد في معرفة العديد من جوانب القوة المعرفية وتنميتها.
- يتيح خطاب طلب نشر البحث للباث التعبير عن أهمية المادة واقناع المجلة بضرورة نشرها.
- الاقرار الذي يتم توقيعه في النهاية من قبل الباحث والذي مفاده أن المادة غير منشورة أو مرسلة لمجلة أخرى. يخلي طرف المجلة من جوانب عديدة بالنسبة للمسائلة القانونية.
في نموذج مميز ومتكامل لخطاب طلب نشر البحث أعدته مجلة جامعة الزاوية، يتضح فيه العناصر المكونة لهذا الطلب وكيفية ترتيب العناصر، إذ قامت المجلة بتجهيزه ليقوم الباحث بتعبئته وملئ الفراغات فيه، ومن المميز أن هذا النموذج قامت فيه الجامعة بتوضيح إمكانية أن تكون المادة معدة من قبل أكثر من باحث، و كذلك يحتوي النموذج على صيغة كاملة للإقرار في النهاية وهذا ما يوضح طبيعة هذا الإقرار ويتسنى للباحث إدراكه ومعرفة ما تريده المجلة من وراء هذا الإقرار، و كذلك يعرض النموذج الهيكلية الرسمية بوجود اسم المجلة والجامعة التي تنتمي إليها في الترويسة العلوية.
ولتحميل هذا النموذج والتعرف إليه اضغط 1.
يتعرض العديد من الباحثين للوقوع في أخطاء شائعة أثناء عملية إعداد وتعبئة خطاب طلب عرض المادة وتقديمه للمجلة. ومن أهم هذه الأخطاء التي على الباحث أن يحذرها:
- الأخطاء الإملائية تعتبر من الأخطاء الشائعة في هذا القالب، وهذا ما يؤثر على فهم المجلة لطبيعة الطلب كما ينبغي.
- كثير من الباحثين يهملون الإقرار وتوقيعه، مما يجعل المجلة ترفض فتح المدة المرسلة.
- لابد وأن يتجنب الباحث الاختصار المخل والكتابة التي لا فائدة منها في وصف المادة. فهو مقيد بعدد قليل من الكلمات لا يتجاوز ال500 كلمة. وينبغي أن تعبر كل كلمة بشكل دقيق عن المحتوى الحقيقي للمادة المرسلة.